Różnego rodzaju spotkania i zebrania w pracy menedżera to chleb powszedni. Bywa, że zajmują większość czasu pracy. Nie ma znaczenia czy spotkania online są codziennością dla twojego zespołu czy rozwiązaniem doraźnym. Aby spełniały swoją funkcję i były efektywne, dobrze trzymać się kilku podstawowych zasad. Więcej o zarządzaniu pracownikami podczas home office przeczytasz tutaj.

Przygotuj precyzyjną agendę

Przygotowanie do każdego spotkania należy zacząć od opracowania jego planu. Dzięki temu łatwiej będzie trzymać się ram czasowych, a adresowane problemy znajdą rozwiązania. Przygotuj punkty, które mają zostać omówione i pomyśl co ma być efektem poruszenia danego tematu, jakie działanie powinno zostać podjęte. Czy chcesz, żeby została podjęta decyzja, zależy ci na stworzeniu listy, np. zadań, a może potrzebujesz odpowiedzi na jakieś pytanie? Dzięki temu będzie ci łatwiej kontrolować przebieg spotkania i zweryfikować na ile było efektywne. Prześlij agendę do wszystkich uczestników z wyprzedzeniem, tak aby mogli się przygotować do rozmowy na zaplanowane tematy. Istotne także jest ustalenie ram czasowych całego spotkania, a nawet zaplanowanie określonego czasu na omówienie poszczególnych punktów agendy.

Przygotuj odpowiednie oprogramowanie

Jeśli pierwszy raz korzystasz z jakiegoś rozwiązania technologicznego do prowadzenia spotkań online, warto z wyprzedzeniem przesłać do uczestników zebrania informacje o tym,  w jaki sposób wziąć w nim udział. Unikniesz dzięki temu sytuacji, w których osoby zainteresowane będą poszukiwały danych do logowania w czasie gdy spotkanie powinno się już rozpocząć. Dobrym pomysłem jest przeprowadzenie krótkiego testu przed zebraniem. Pozwoli to na wyłowienie problemów technicznych z wyprzedzeniem i odpowiednie zareagowanie na nie.

Wyznacz moderatora

Jednoczesne mówienie i przerywanie sobie przez rozmówców może być sporym utrudnieniem podczas każdego zebrania, a szczególnie tego wirtualnego. Aby uniknąć tego typu problemów podczas spotkań on-line wyznacz osobę, której zadaniem będzie moderowanie dyskusji. Osoba ta dba o to, aby każdy został wysłuchany. Udziela głosu uczestnikom spotkania oraz pilnuje, aby każdy punkt agendy został omówiony. Bez niepotrzebnych dygresji. Podczas spotkania wirtualnego utrudniony jest odbiór sygnałów pozawerbalnych osób biorących w nim udział. Dlatego wyjątkowego znaczenia nabiera tu upewnienie się czy ustalenia zostały odpowiednio zrozumiane – nie wahaj się poświęcić na to czas spotkania.

Zadbaj o pełną koncentrację

W przypadku spotkań online szczególnie kuszące dla ich uczestników może być jednoczesne poddawanie się innym czynnościom. Np. przeglądanie social media, odpisywanie na maile, itp. Warto ustalić zasadę, że podczas takiego zebrania wyłączamy wszelkie dystraktory, takie jak telefony komórkowe, strony internetowe, które nie są związane z omawianym tematem czy komunikatory. Pomoże to zwiększyć koncentrację uczestników oraz efektywność całego zebrania.

Rób notatki

Odnieś się w notatkach do każdego omawianego punktu agendy. Uwzględnij w niej:

• jaka decyzja została podjęta,
• jakie działanie zostało zaplanowane,
• imię i nazwisko osoby, która będzie za nie odpowiedzialna
• termin realizacji.

Zadbaj o to, aby każdy uczestnik otrzymał notatkę po spotkaniu i aby się z nią zapoznał. Pomoże ci to monitorować zadania i planować kolejne spotkania.

Po kilku razach stosowanie się do powyższych zasad stanie się nawykiem. Iz pewnością spotkania wirtualne okażą się tak samo efektywne jak te off-line. Dzięki temu ich organizacja, udział w nich i ich prowadzenie przyniosą satysfakcję zarówno tobie, jako menedżerowi, jak i uczestnikom.

Agnieszka Dunaj